Prosedürlerin yalınlaşması

Değerli dostlar,

Kalite yönetim sistemleri gereği, işletmelerde prosedürler, süreçler oluşturuyoruz. Bu yönergeleri uyguluyoruz. Ancak, işletmelerde bu talimatlar doğru kurgulanmadığı zaman ciddi sorunlara yol açmaktadır. İlk bakışta doğru gibi gözüken ve hatta uygulandığında doğru sonuçlar veren yönergeler aslında sistemin istediği, işletmelerin verimlilik hedeflerine uymayan şekilde tasarlandıkları için şirketlerde sorunlar yaratmaktadır.

Tabiki, prosedürlerimiz, süreçlerimiz olacak ve biz bu kurallar dahilinde işlerimizi yöneteceğiz. Ancak, bu kurallar, pratik, kolay, uygulanabilir, İngilizce “user friendly” dediğimiz şekilde tasarlanmalıdırlar. David Pogue’un ifade ettiği gibi, “simplicity sells” evet, basitlik satar. Çünkü kullanımı kolaydır ve herkes işini çabuk ve kolay bir şekilde yapar. Hem sistem doğru işler, hem de uygulayan verimsiz birçok operasyondan kurtulur. Hele de günümüzde, dijitalleşmenin bu kadar ilerlediği bir dönemde, hala birçok bürokrasinin şirketlerde uygulanması yalın düşünceye aykırı bir sistem yaratmaktadır. Düşünsenize, en çok bürokrasinin hakim olduğu devlet mevzuatlarında bile artık dijitalleşme ile bu durumlardan vazgeçilmiş, işler kolaylaştırılmıştır.

Burada en önemli konu, bu prosedürleri, süreçleri tasarlayan kişilerin vizyonları, olaylara bakış açıları, yalın düşünce gibi sistemlere hakim olmaları ve dolayısıyla bu tip yönergeleri tasarlarken, bu kıstasları dikkate alarak talimatlar hazırlamalarıdır. En basitinden örnek verecek olursak, dijitalleşme öncesinde bankacılık işlemleri vardı ve tıkır tıkır işliyordu. Kalite yönetim sistemleri açısından baktığımızda, işlemler yönetim sistemlerine uygun işliyordu. Ancak, çok fazla operasyondan ibaretti. Herhangi bir kişi birisine para göndermek istediğinde, evinde oturduğu koltuktan kalkıyordu, üstünü değiştiriyordu, oturduğu evden dışarı çıkıp, bankaya gidiyordu, bankada gişe önünde sıraya giriyordu, arkasından sıra kendisine gelince banka memuruyla konuşup, belli bir ücret de ödeyip parasını gönderiyor ve arkasından aynı şekilde evine geri dönüyordu. Operasyona baktığımızda kişi istediğini yapabilmişti. Ama, çok fazla efor ve zaman kaybetmişti. Yalın düşünce de hep konuştuğumuz değer kavramının dışında birçok faaliyet gerçekleştirmişti. Dijitalleşme ile bu birçok değersiz operasyon bertaraf edilmiş ve süreç yalınlaşmıştır. Şimdi hepimiz cep telefonlarımızdan veya bankaların internet şubelerinden paramızı saniyeler içinde çok kolay bir şekilde gönderebilmekteyiz. İşletmelerde de operasyonlar, prosedürler bu fikre dayandırılarak tasarlanıp, yalınlaştırılmalıdır.

İyi haftalar diliyorum,

Saygılarımla,

Ufuk Saygın

AQUA Danışmanlık