Değerli dostlar,
Yıl sonuna yaklaşıyoruz. Aslında her
yıl sonu beni bir hüzün kaplardı. Ama bu sene farklı, bir an önce 2020 yılının
bitmesini istiyorum. Dünya için çok zor bir yıl oldu 2020. Özellikle, pandemi
koşulları çoğu firmayı çok zor durumda bıraktı. İnsanlar işlerini kaybettiler,
maaşlarını alamadılar, sevdiklerini kaybettiler. Umarım, Dünya’mız bir daha
böyle büyük bir salgın felaketi ile karşı karşıya kalmaz.
Bugün, her yıl en azından bir
kere yıl sonunda yaptığımız sayım faaliyeti ile ilgili yazı yazmak istiyorum.
İşletmeler, bilançolarını oluşturmak ve stoklarını kontrol etmek maksadıyla her
yılın sonunda depolarını sayarlar ve kurumsal kaynak programlarındaki stok
miktarları ile fiili olarak stoklarında bulunan envanterlerini kontrol ederler.
Tabiki, bu stoklar asla tutmaz. Mutlaka fark çıkar. Burada, bir anormallik
yoktur. Firmaların stoklarında bulunan küçük ve adetleri yüksek olan malzemeler
genellikle ağırlıkları ölçülerek sayılırlar fakat adet olarak satılırlar.
Örneğin, stokta bulunan bir cıvata, firmanın ERP sistemine adet olarak girilip,
adet olarak satılırken, sayım esnasında binlerce cıvata tek tek
sayılamayacağından, bir adedinin ağırlığı tartıldıktan sonra, toplam cıvata ağırlığından
cıvata adedi hesaplanarak stoklara girilir. Bu da çoğu zaman, ERP üzerindeki
adet ile birbirini tutmaz. Çünkü, çoğu zaman bu tip mallar adet olarak satıldığı
için ve her cıvatanın ağırlığı üretim toleransları dahilinde birbirinden farklı
olduğu için, firmanın ERP sistemindeki miktar ile gerçek miktar birbirini
tutmaz. Burada kritik nokta, nereye kadar bu toleransın kabul edileceğidir.
Hacimce büyük mallar ise daha
kolay sayılabilir niteliktedir. Genellikle de hata bu tip mallarda çıkmaz.
Çünkü, hem sayılması kolaydır, hem de adetçe, küçük mallara göre daha azdır.
Sorunu çözmek için çeşitli yöntemler tabiki kullanılabilir, ancak sayım ile
reel miktarı kontrol altında tutmak için yapılması gereken yatırım
değerlendirildiğinde, iyileştirme yapıldıktan sonra elde edilecek kazanç,
yatırım tutarının çok altında olacaktır.
Bu sebeple, mümkün mertebe, en
akılcı yöntem, belli bir doğruluk payını referans alıp, o doğruluk payı içinde
olan sapmaları kabul etmektir. Yıl içi belli dönemlerde periyodik olarak sayım
yapılması da hata oranının düşürülmesine katkı sağlar. Firmalar genellikle,
hata oranına göre, 6 ay veya 3 er aylık periyotlarda sayımlar yapmaktadır. Bunun
yanında yıl içinde çeşitli dönemlerde yapılan audit nitelikli kontrollerde, suistimallerin
önüne geçilmesinde ve hata oranının düşürülmesinde etkili olacaktır.
İyi haftalar diliyorum,
Saygılarımla,
Ufuk Saygın
AQUA Danışmanlık
Yorumlar
Yorum Gönder